Подписание документов с помощью ЭЦП онлайн, удобно и бесплатно доступно здесь — https://dobyto.ru/sign/
В любой организации кадровый документооборот всегда включает оформление табелей учета рабочего времени. Вы заполняете его по формат Т-12 или Т-13. В сервисе КЭДО оформление документа максимально упрощено. Данные можно вносить вручную или на основе сведений из автоматизированной системы учета. Подписи в табеле ставит ответственное лицо и руководитель отдела (подразделения).
Как вести табель в электронной форме
Эти документы изначально заполняются в специальных программах или в обычных тестовых редакторах, в таблицах Excel. Но вплоть до 2021 года табель приходилось распечатывать, чтобы подписать «вживую». Это рутинная работка кадровиков, которая занимается достаточно много времени.
Сейчас ТК РФ допускает заполнение табелей в электронном виде. Для этого вам нужно выполнить следующие условия:
- утвердить инструкцию об электронном документообороте по карам;
- получить письменное согласие сотрудников или проинформировать их о переходе на КЭДО;
- выпустить электронные подписи для кадровиков, руководителей отделов (напрямую в сервисе «Добыто. КЭДО» можно оформить УНЭП);
- издать приказ о переходе на кадровый электронный документооборот.
Изобретать шаблон табеля не нужно. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 подходят для любой организации. В базе сервиса КЭДО обязательно есть все необходимые образцы, разъяснения и нормативные акты о правилах заполнения.
Как организовать сбор данных для учета рабочего времени
Для заполнения табеля нужна информация о количестве отработанных дней и часов, времени отсутствия на работе по разным причинам. Вам не придется лично отслеживать действия каждого сотрудника. Перейдя на КЭДО, ваши кадровики смогут:
- настроить систему автоматизированного учета (например, с использованием терминалов или турникетов на входе в организацию);
- собирать от отделов сведения по рабочему времени и периодам отсутствия сотрудников на месте;
- размещать проект табеля (в целом или по отделам) для заполнения в рабочей области сервиса КЭДО;
- согласовывать и уточнять данные непосредственно в CRM системы.
Обращаю внимание, что сам сотрудник не может проставить данные по присутствию или отсутствию на рабочем месте. Но если он не согласен с расчетов дней или часов, то может предоставить объяснительную, запросить разъяснения. Это легко сделать в личном кабинете КЭДО.
Когда табель заполнен, его сначала подписывают руководители отделов (по своим подчиненным). Далее подпись ставить ответственное лицо. Обычно им является начальник или иной специалист кадровой службы. Для подписания документа в сервисе КЭДО можно использовать квалифицированную или неквалифицированную подпись.
Оцените удобство заполнения табеля в электронной форме, если до сих пор не перешли на КЭДО. Закажите бесплатную демоверсию сервисов «Добыто»: телефон +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты info@dobyto.ru, сайт dobyto.ru, телеграм канал — https://t.me/dobyto.
Анна С. (МЛ)
Очень подробная статья, спасибо!