Отель работает в режиме 24/7, и за этим стоит постоянный расход материалов: полотенца и белье, шампуни и мыло, бытовая химия, посуда, наполнение мини-баров. Если учет всего этого ведется в тетради или в Excel, рано или поздно начинаются недостачи, пересортица и срочные закупки в последний момент.
Навести порядок помогает простая программа складского учета. Мы собрали пять понятных сервисов, которые подойдут небольшому отелю, гостинице или хостелу: их быстро осваивают горничные и администраторы, а инвентаризацию можно проводить прямо со смартфона. Тяжелые корпоративные системы в подборку не вошли — только то, что запускается без долгого внедрения.
Что учитывают на складе отеля
Складской учет в гостинице — это далеко не только продукты. В кладовых и на балансе отеля обычно находятся:
- Расходники для номеров и уборки: белье, полотенца, халаты, аменити (мыло, шампуни, косметика), туалетная бумага, бытовая химия;
- Оснащение номеров: мебель, техника, посуда, текстиль — их учитывают поштучно и фиксируют перемещения между номерами и прачечной;
- Мини-бар: напитки, снеки, шоколад, где особенно важен контроль сроков годности;
- Бар и ресторан при отеле: продукты, напитки и алкоголь, который нужно проводить через кассу и ЕГАИС.
Каждое движение — поступление, перемещение в номер, списание из-за износа или порчи, инвентаризация — программа фиксирует. Поэтому отельер всегда видит реальные остатки и причины списаний, а не приблизительную картину из тетради.
Чем программа лучше бумажных журналов и Excel
Бумага и таблицы не показывают остатки в реальном времени: пока данные внесут вручную, они уже устаревают. Программа учета пересчитывает остатки автоматически, заранее предупреждает, что заканчиваются полотенца или туалетная бумага, и помогает планировать закупки по фактическому расходу.
Цифровой учет ускоряет и инвентаризацию: вместо ручной сверки персонал проходит по кладовой со смартфоном и отмечает позиции в приложении. Так проще выявлять недостачи и неэкономный расход, а списания с указанием причины («пятно», «поломка») складываются в понятный отчет по износу.
Складской учет — это не система бронирования (PMS)
Важно не путать два класса программ. Система управления отелем (PMS) отвечает за брони, заселение, тарифы и каналы продаж. Складской учет — за расходники, оснащение и инвентарь. Это разные задачи, и нередко отели используют их параллельно: PMS — на ресепшене, складскую программу — в хозяйственной службе. В этой статье речь именно о втором: об учете товаров и материалов.
Как выбрать простую программу для отеля
- Несколько складов и кладовых. Удобно завести отдельные зоны хранения по этажам или службам и быстро находить нужные позиции.
- Мобильное приложение. Горничные и администраторы проводят приемку, списания и инвентаризацию прямо со смартфона, не отрываясь от работы.
- Списания с причиной и отчет по износу. Помогают понять, какие позиции «уходят» быстрее всего и где теряются деньги.
- Контроль сроков годности. Для мини-баров и кухни важно вовремя получать уведомления о приближении просрочки.
- Автозаказ и сигналы о низких остатках. Чтобы расходники не заканчивались в самый неподходящий момент.
- Простота и быстрое обучение. Персонал в отеле меняется, поэтому интерфейс должен осваиваться без долгих инструкций.
Сравнительная таблица
| Программа | Чем полезна отелю | Доступ на старте | Для какого объекта |
|---|---|---|---|
| Складолог | Учет расходников и оснащения, мобильная инвентаризация, аналитика недостач | Пробные 14 дней (полный функционал), от 500 ₽/мес | Отели, гостиницы, ИП |
| МойСклад | Простой склад для кладовых + ЕГАИС для бара | Бессрочный бесплатный тариф (с лимитами), от 495 ₽/мес | Небольшой отель с баром |
| Большая Птица | Учет по партиям и контроль сроков годности | Пробные 30 дней, от 1490 ₽/мес | Отель с мини-баром и кухней |
| Онлайн.Бизнес | Склад + касса + ЕГАИС для бара или ресторана | Бесплатный тариф (базовый), от 500 ₽/мес | Отель с рестораном |
| SUBTOTAL | Базовый учет расходников, бесплатно для одного | Бесплатно для одного (1 склад), от 510 ₽/мес | Мини-отель, хостел |
1. Складолог — учет расходников и оснащения отеля со смартфона
«Складолог» — один из немногих сервисов, изначально ориентированных в том числе на отели и гостиницы. Он позволяет вести каталог всех расходников и предметов оснащения, фиксировать их перемещение в номера, на кухню или в прачечную и контролировать остатки по каждой кладовой.
Инвентаризацию и списания персонал проводит прямо со смартфона через мобильный ТСД, а аналитика показывает, где теряются деньги: какие позиции уходят слишком быстро, а какие зависают без движения.
Сайт: https://skladolog.ru/
Что умеет:
- Приемка, перемещение, списание и инвентаризация по нескольким складам;
- Поштучный учет оснащения, списания с указанием причины;
- Контроль минимальных остатков и автозаказ расходников;
- Аналитика по недостачам, износу и движению товара;
- Мобильное приложение с ТСД для любого смартфона;
- Интеграции через API, с 1С, Битрикс24 и маркетплейсами.
Чем полезна отелю: Не нужно покупать дорогое оборудование — телефон администратора или горничной превращается в терминал для инвентаризации. Количество складов и кладовых не ограничено, поэтому удобно разнести хранение по этажам и службам.
Доступ и цены: Постоянного бесплатного тарифа нет, но есть пробный период 14 дней с полным функционалом: на нем доступны неограниченное число складов, до трех сотрудников и инвентаризация. Платный тариф — от 500 ₽/мес, данные при переходе сохраняются.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| — Заточен в том числе под отели и гостиницы;- Инвентаризация и списания со смартфона;- Аналитика недостач и износа, автозаказ расходников;- Неограниченное число складов и кладовых. | — Нет бессрочного бесплатного тарифа — только пробный период;- Для сложной мультискладской логистики возможностей меньше;- Часть интеграций не «из коробки»;- Нетиповые сценарии требуют доработки через API. |
Для кого: отелей, гостиниц, хостелов и ИП, которым нужен простой учет расходников и оснащения с мобильной инвентаризацией.
2. МойСклад — простой склад для кладовых отеля и бара
Интерфейс «МойСклад»
МойСклад — популярная и понятная товароучетная система, которую несложно приспособить под хозяйственную службу отеля. В ней удобно вести поступления и списания, проводить инвентаризацию и печатать первичные документы. Если при отеле есть бар, пригодится поддержка ЕГАИС для легального учета алкоголя.
Сайт: https://www.moysklad.ru/
Что умеет:
- Приемка, расход и перемещение товаров;
- Списания, инвентаризация, печать накладных и актов;
- Поддержка ЕГАИС и «Честного ЗНАКа»;
- Права доступа для сотрудников, мобильное приложение;
- Экспорт в 1С и банковские сервисы.
Чем полезна отелю: Для небольшого отеля с ограниченным перечнем расходников бесплатного тарифа может хватить, а бар получится вести легально благодаря ЕГАИС. Интерфейс осваивается быстро — плюс при текучке персонала.
Доступ и цены: Бесплатный тариф бессрочный: пять сотрудников, одно юрлицо, две точки продаж и до 100 товаров. Когда ассортимент расходников выходит за этот лимит, переходят на платный тариф от 495 ₽/мес.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| — Понятный интерфейс, быстрое обучение персонала;- Поддержка ЕГАИС для гостиничного бара;- Рабочий бесплатный тариф, а не демо;- Мобильное приложение и интеграция с 1С. | — Лимит в 100 товаров на бесплатном тарифе быстро исчерпывается;- Часть функций — только на платных тарифах;- Файловое хранилище на бесплатном тарифе всего 50 МБ. |
Для кого: небольших отелей и гостиниц, в том числе с собственным баром.
3. Большая Птица — учет по партиям и срокам годности для мини-бара и кухни
Интерфейс «Большая Птица»
Главная причина включить «Большую Птицу» в список для отеля — учет по партиям и контроль сроков годности. Это именно то, что нужно мини-барам и кухне ресторана: система помогает не упустить просрочку напитков, снеков и продуктов. Сервис ведет остатки, поступления и отгрузки, отслеживает статусы и строит отчеты.
Сайт: https://bigbird.ru/pricing
Что умеет:
- Номенклатура, остатки, поступления и отгрузки;
- Учет по партиям и срокам годности;
- Сопроводительные документы и работа с поставщиками;
- Автоматизация рутинных операций, аналитика и отчетность.
Чем полезна отелю: Партионный учет и контроль сроков годности снижают потери на мини-барах и кухне: продукты успевают заменить до того, как они испортятся.
Доступ и цены: Бесплатно сервис доступен только в течение 30-дневного пробного периода, дальше нужна подписка от 1490 ₽/мес.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| — Учет по партиям и срокам годности;- Гибкая настройка отчетов, справочников и прав доступа;- Синхронизация с оборудованием и внешними сервисами. | — Бесплатно только 30 дней;- Устаревший интерфейс;- Нет мобильного приложения и круглосуточной техподдержки. |
Для кого: отелей с мини-барами и собственной кухней, где важны сроки годности.
4. Онлайн.Бизнес (Бизнес.Ру) — склад и касса для отеля с баром или рестораном
Интерфейс «Онлайн.Бизнес»
Если при отеле работает бар или ресторан, удобно держать склад и кассу в одной системе. Онлайн.Бизнес объединяет складской учет, кассу по 54-ФЗ и работу с маркировкой и ЕГАИС, поэтому подходит отелям, которые продают гостям напитки, алкоголь и блюда. Начать можно с бесплатного тарифа.
Сайт: https://online.business.ru/
Что умеет:
- Складской учет и контроль остатков;
- Касса по 54-ФЗ и эквайринг;
- Интеграция с ЕГАИС и «Честным ЗНАКом»;
- Мобильное приложение для инвентаризации;
- Отчетность и аналитика продаж.
Чем полезна отелю: Закрывает сразу две задачи — учет расходников и продажи в баре или ресторане с легальным оборотом алкоголя. Инвентаризацию можно проводить через мобильное приложение.
Доступ и цены: Бесплатный тариф дает базовый функционал, но ограничен по номенклатуре, числу пользователей и глубине аналитики. Расширенные возможности — на платных тарифах от 500 ₽/мес.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| — Склад и касса в одной системе;- Поддержка ЕГАИС для бара и ресторана;- Рабочий бесплатный стартовый тариф;- Мобильное приложение для инвентаризации. | — Лимиты по документам и аналитике на бесплатном тарифе;- Расширенные функции — только платно;- Для бара или ресторана нужна первоначальная настройка. |
Для кого: отелей с баром или рестораном, где нужны и склад, и касса.
5. SUBTOTAL — самый простой вариант для мини-отеля и хостела
Интерфейс «SUBTOTAL»
Для совсем небольшого объекта — мини-отеля, гостевого дома или хостела — развитая система часто не нужна. SUBTOTAL дает базовый складской учет без лишних модулей, а бесплатного тарифа для одного пользователя хватает, чтобы просто следить за остатками расходников.
Сайт: https://subtotal.ru/
Что умеет:
- Складской учет остатков;
- Базовые отчеты;
- Обработка заказов и связь с внешними сервисами;
- Уведомления в Telegram.
Чем полезна отелю: Минимум настроек и понятный интерфейс — подходит, когда нужно навести элементарный порядок в кладовой без вложений и обучения.
Доступ и цены: Бесплатно доступны один пользователь и один склад с базовыми отчетами; расширить эти лимиты на бесплатном тарифе нельзя. Платная версия — от 510 ₽/мес.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| — Очень простой, без лишних функций;- Реально бесплатен для одного пользователя;- Уведомления в Telegram о ключевых событиях. | — Только один склад и один пользователь на бесплатном тарифе;- Нет специализированных гостиничных функций;- Заточен скорее под розницу и обработку заказов. |
Для кого: мини-отелей, гостевых домов и хостелов с небольшим объемом расходников.
Какую программу выбрать под ваш объект
Небольшой отель или гостиница, где главное — порядок в расходниках и быстрая инвентаризация: ваш вариант «Складолог». Есть бар и хочется начать бесплатно — берите МойСклад. Много скоропортящихся позиций в мини-барах и на кухне — присмотритесь к «Большой Птице». При отеле работает ресторан с продажей алкоголя — подойдет Онлайн.Бизнес. Совсем небольшой объект вроде хостела — хватит SUBTOTAL.
Совет: протестируйте сервис на реальной кладовой. Заведите 20–30 позиций, проведите инвентаризацию через приложение и одно-два списания — и сразу станет понятно, удобно ли с ним работать вашему персоналу.
Частые вопросы
Заменяет ли складская программа систему бронирования?
Нет. Это разные инструменты: PMS управляет бронями и заселением, а программа учета — расходниками и инвентарем. Их часто используют вместе.
Справятся ли с программой горничные и администраторы?
Да, если выбрать простой сервис. Современные программы осваиваются за день, а мобильное приложение позволяет работать со смартфона без специальной подготовки.
Можно ли вести несколько кладовых на разных этажах?
Да. Большинство сервисов позволяют создавать отдельные склады и зоны хранения, чтобы быстро находить позиции и видеть остатки по каждому помещению.
Как контролировать сроки годности в мини-баре?
Нужен партионный учет и уведомления о приближении срока — такую возможность дает, например, «Большая Птица». Тогда продукты успевают заменить до того, как они испортятся.
Нужно ли что-то устанавливать на компьютер?
Нет, перечисленные сервисы облачные: они работают в браузере, а для инвентаризации есть мобильные приложения.
Анна С. (ГЛ)
