Корпоративные мероприятия помогают сотрудникам пообщаться вне рабочих задач, лучше узнать коллег и переключиться после напряжённого периода. Однако традиционный банкет в ресторане подходит не каждой команде. Если хочется совместить праздничную программу, активный отдых и неформальное общение, можно рассмотреть выездной формат.
Организация мероприятия за пределами города требует более тщательной подготовки. Необходимо заранее выбрать площадку, продумать трансфер, питание, программу и действия на случай изменения погоды. Разберём основные моменты, которые помогут провести корпоратив без лишней суеты.
Почему компании выбирают выездной формат
Главное отличие загородного мероприятия от обычного банкета — возможность использовать несколько сценариев отдыха одновременно. Часть программы может проходить в помещении, а другая — на открытом воздухе.
На территории загородной площадки можно организовать:
- банкет или фуршет;
- спортивные игры;
- командный квест;
- прогулку;
- фотосессию;
- мастер-классы;
- музыкальную программу;
- приготовление блюд на мангале.
Такой формат особенно удобен для коллективов, в которых сотрудники предпочитают разные виды отдыха. Одни гости могут участвовать в активностях, другие — общаться за столом или проводить время в спокойной обстановке.
При выборе места для проведения мероприятия на Кавказских Минеральных Водах стоит заранее изучить варианты для организации корпоратива на природе, сравнив вместимость площадок, расположение, доступную инфраструктуру и условия размещения гостей.
Как выбрать подходящую площадку
Начинать поиск места следует после определения примерного количества участников. Площадка не должна быть слишком тесной, но аренда чрезмерно большого пространства также может оказаться неоправданной.
При сравнении вариантов желательно учитывать несколько параметров.
Расстояние от города
Слишком удалённая площадка может усложнить трансфер и увеличить расходы. Для однодневного мероприятия обычно удобнее выбирать место, до которого можно добраться без длительной дороги.
Если сотрудники планируют приезжать самостоятельно, необходимо отправить им точные координаты, схему проезда и информацию о парковке.
Наличие закрытого помещения
Даже если основная программа запланирована на открытом воздухе, на территории должно быть помещение, где гости смогут укрыться от дождя, ветра или жары. Его вместимость должна соответствовать количеству участников.
Стоит уточнить наличие отопления, кондиционирования, электричества, санузлов, мебели и технического оборудования.
Зонирование территории
Удобно, когда банкетная зона, место для активностей и пространство для отдыха расположены отдельно. Это позволяет проводить конкурсы и музыкальную программу, не мешая гостям, которые хотят спокойно пообщаться.
Техническое оснащение
Если планируется выступление ведущего, презентация или музыкальная программа, потребуются акустическая система, микрофоны, освещение и доступ к электросети. Необходимо заранее узнать, входит ли оборудование в стоимость аренды или его придётся заказывать отдельно.
Составление программы
Программа зависит от целей мероприятия. Празднование годовщины компании может быть построено вокруг банкета и выступлений сотрудников. Для знакомства новых коллег лучше подойдут командные задания, игры и совместные активности.
Не стоит перегружать расписание. Если конкурсы и выступления идут без перерывов, участники быстро устают. Оптимальный вариант — чередовать организованную программу со свободным временем.
Примерный сценарий может выглядеть следующим образом:
- Сбор участников и приветственный фуршет.
- Короткая официальная часть.
- Командная игра или квест.
- Банкет.
- Свободное время и прогулка.
- Музыкальная программа.
- Завершение мероприятия и организованный отъезд.
Ведущему необходимо заранее передать информацию о составе коллектива, возрасте участников и допустимом формате конкурсов. Слишком личные задания и принудительное участие могут вызвать у сотрудников дискомфорт.
Организация питания
Формат питания выбирают с учётом продолжительности мероприятия. Для нескольких часов может быть достаточно фуршета, напитков и горячих закусок. Если сотрудники проводят за городом весь день, потребуется полноценное меню.
До согласования заказа желательно уточнить:
- количество участников;
- наличие вегетарианцев;
- пищевые аллергии;
- необходимость детского меню;
- условия хранения продуктов;
- возможность привезти собственные напитки;
- наличие посуды и обслуживающего персонала.
Приготовление мяса и овощей на открытом огне часто становится частью загородной программы. Однако мангальная зона должна быть оборудована в соответствии с правилами безопасности и находиться на достаточном расстоянии от мест отдыха.
Трансфер и размещение сотрудников
Даже если место находится недалеко от города, централизованный автобус упрощает логистику. Участникам не приходится искать дорогу, беспокоиться о парковке и самостоятельно планировать возвращение.
В приглашении необходимо указать:
- время и место отправления;
- продолжительность поездки;
- контакт организатора;
- планируемое время возвращения;
- возможность уехать раньше;
- список вещей, которые желательно взять с собой.
Если мероприятие заканчивается поздно, стоит рассмотреть площадку с возможностью ночёвки или заранее организовать несколько рейсов обратно в город.
Что делать при плохой погоде
Прогноз желательно проверять за несколько дней до мероприятия, но полностью полагаться на него не следует. Резкое изменение погоды возможно даже в тёплый сезон.
Организаторам нужен резервный сценарий. Активности на открытом воздухе можно заменить викториной, мастер-классом, настольными играми или музыкальной программой в помещении.
Для защиты от осадков могут потребоваться навесы, шатры и закрытые террасы. В прохладное время года необходимо убедиться, что помещение отапливается, а между отдельными зонами не придётся долго перемещаться по улице.
Безопасность участников
Ответственный за мероприятие должен знать расположение аптечки, запасных выходов и средств пожаротушения. Также необходимо уточнить, кто из сотрудников площадки сможет помочь в экстренной ситуации.
Активные игры следует подбирать с учётом физической подготовки коллектива. Сложные спортивные задания и соревнования без инструктора повышают вероятность травм.
Если на территории есть река, бассейн, баня или другие потенциально опасные зоны, необходимо заранее установить правила их посещения.
Когда начинать подготовку
Небольшое мероприятие можно организовать за несколько недель. Для крупного корпоратива с трансфером, ведущим, кейтерингом и развлекательной программой лучше начинать подготовку раньше.
Популярные даты — пятницы, выходные и дни перед праздниками — обычно бронируют в первую очередь. После выбора площадки следует зафиксировать договорённости в договоре, указав стоимость, время аренды, перечень включённых услуг и условия отмены.
Грамотная подготовка позволяет провести выездной корпоратив без перегруженной программы и организационных накладок. Главное — учитывать интересы сотрудников, предусмотреть альтернативный сценарий и оставить участникам достаточно времени для свободного общения.
Анна С. (МЛ)
