Переезд в новый офис коллектив воспринимает по-разному. Одни с энтузиазмом готовятся к сборам. Другие ворчат от того, что их отвлекают от исполнения прямых обязанностей. Однако, если руководитель принял решение о переезде, то на это придется потратить определенное время. Чтобы максимально сэкономить последнее, нужно правильно организовать сборы.
Основные аспекты переезда с грузоперевозчиком
Если офис небольшой, в нем работают около пяти человек, то можно попробовать сэкономить и собраться собственными силами. При большем количестве сотрудников самостоятельные сборы могут обернуться хаосом и затратой лишнего времени. Чаще всего в таких случаях руководители обращаются за профессиональной помощью к перевозчикам.
В серьезных транспортных компаниях офисный переезд выделяют в сферу предоставления отдельных услуг. Для оказания последних перевозчик приобретает такелажное оборудование. Оно позволяет перевозить сейфы, несгораемые шкафы, другие громоздкие предметы офисного интерьера. Желательно, чтобы в транспортной компании был штат сотрудников, которые смогут быстро разобрать офисную мебель и заново собрать ее на новом месте.
Обычно опытные перевозчики начинают процесс сотрудничества с выезда на место старого офиса. Здесь специалисты оценивают содержимое, определяют количество рук, требуемых для погрузки, сообщают предварительную стоимость переезда, оговаривают его сроки. Так заключается договор с транспортной компанией.
Оценка имущества позволяет обезопасить клиента от непредвиденных ситуаций. В договоре назначают материальную ответственность транспортной компании за сохранность груза.
Как организовать работу по сборам
Начать упаковывать рабочее имущество желательно заблаговременно. Перед этим опытные работодатели составляют подробный план переезда. Чтобы работа шла слаженно, сотрудники заранее оповещаются о предстоящих сборах.
Назначается отдельная группа сотрудников для проведения полной инвентаризации имущества. Все документы сортируются, складываются в предварительно закупленный упаковочный материал. После этого проводят опись всех отделов документации, каждая коробка маркируется в зависимости от содержимого.
Желательно, чтобы перед сборами руководитель закрепил за каждым сотрудником отдельные задачи. Это позволит структурировать работу и убережет руководителя и коллектив от путаницы и хаоса.
Анастасия Сибирская, ГИПОРТ (ML)
