За словом «учёт» на практике стоит не абстрактный процесс, а конкретный набор документов, которые нужно правильно оформить, разнести по статьям и вовремя сдать в срок. Путаница возникает там, где предприниматель не различает, что относится к бухгалтерскому учёту, что — к налоговому, а что вообще не требуется законом и нужно только для собственного контроля.
Три контура учёта бизнеса
Удобно делить учёт на три контура. Бухгалтерский учёт обязателен для организаций и фиксирует полную финансовую картину: активы, обязательства, доходы и расходы по методу начисления. Налоговый учёт обязателен для всех, кто платит налоги, и фиксирует только то, что влияет на расчёт налоговой базы по выбранному режиму. Управленческий учёт не регулируется законом вовсе и существует для внутренних решений собственника — например, сколько реально зарабатывает конкретное направление бизнеса. Когда все три контура ведутся вручную и в разных таблицах, бухгалтерия бизнеса быстро превращается в источник расхождений между тем, что видит собственник, и тем, что видит налоговая.
Смешение контуров — частая причина, почему предприниматель по управленческим ощущениям в плюсе, а по факту приближается к лимиту доходов на своём налоговом режиме: управленческий учёт может считать выручку по отгрузке, а налоговый — по факту поступления денег.
Комиссия маркетплейса — это расход, а не уменьшение выручки: доходом признаётся полная сумма реализации по отчёту площадки, а не то, что фактически поступило на расчётный счёт после удержания комиссии. Wildberries и Ozon передают данные о продажах напрямую в ФНС, и расхождения между отчётами площадки и декларациями находят автоматической сверкой.
Основные документы, из которых складывается учёт
Ядро документооборота — первичные документы, подтверждающие каждую хозяйственную операцию: накладные и акты на реализацию, счета на оплату, универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет функции счёта-фактуры и акта или накладной. К ним добавляются банковские выписки и кассовые документы — чеки онлайн-кассы, если бизнес принимает наличные или карты напрямую.
- Первичные документы по каждой сделке — накладная, акт, УПД или счёт-фактура.
- Банковские и кассовые документы — выписки по счёту, чеки онлайн-кассы.
- Договоры с контрагентами и приложения к ним, если условия сделки нестандартны.
- Кадровые документы — при найме хотя бы одного сотрудника добавляется отдельный контур учёта по зарплате и взносам.
Срок хранения большинства первичных документов и регистров учёта — не менее пяти лет, что дольше стандартного периода налоговой проверки; это имеет значение, если налоговая доначисляет налог за прошлые периоды.
Что и когда сдавать в отчётности
Состав отчётности зависит от формы бизнеса и налогового режима. ООО на УСН сдаёт годовую декларацию и бухгалтерскую отчётность — баланс и отчёт о финансовых результатах — в налоговую и раскрывает её в государственном информационном ресурсе. ИП на УСН сдаёт только налоговую декларацию раз в год и ведёт книгу учёта доходов и расходов, которую не сдаёт, но обязан предъявить по запросу. У бизнеса на автоматизированной УСН декларация отменена полностью — налог считает ФНС по данным банка и онлайн-кассы, уведомление о сумме приходит в личный кабинет до 15 числа следующего месяца.
Как автоматизация сокращает объём ручной работы с документами
Электронный документооборот снимает часть рисков, связанных с бумажной первичкой: документ подписывается усиленной электронной подписью, автоматически попадает в учётную систему и не может быть задним числом изменён без следа. Банковские выписки и данные онлайн-касс, подключённые напрямую к учётной системе, закрывают часть работы по разнесению операций, которую раньше делали вручную по каждой транзакции.
Для бизнеса, который уже приближается к порогу по обороту — будь то лимит УСН или лимит для перехода на патент, — автоматический перенос данных из банка и кассы в учёт даёт возможность видеть приближение к границе в реальном времени, а не по итогам квартала, когда изменить что-либо в текущем периоде уже нельзя.
Анна С. (МЛ)
