Система электронного документооборота (ЭДО) используется для автоматизации и упрощения процесса обработки и пересылки документов в организации. Она позволяет заменить бумажные документы электронными, что приводит к увеличению эффективности и экономии ресурсов. Система становится связующим звеном компании и её партнёров при ведении бизнес-процессов. Также она нужна чтобы сократить расходы, повысить надёжность и безопасность обработки документации. Сегодня широко используется в различных отраслях бизнеса, включая финансы, государственный сектор, здравоохранение, образование и другие. О плюсах и особенностях системы расскажем в этой статье, а также рассмотрим целесообразность перехода на ЭДО.
Преимущества внедрения системы ЭДО в организации
- Быстрота и эффективность. ЭДО ускоряет процессы обработки документов и сокращает время на их отправку и получение. Документы могут быть созданы, подписаны, отправлены и приняты в электронном формате в течение считанных минут.
- Экономия ресурсов. Электронная система избавляет от необходимости печатать, отправлять бумажные документы по почте. Организация в этом случае сможет сэкономить на тратах на бумагу, тонер и почтовые услуги. Кроме того, уменьшается объем архивации и хранения бумажных экземпляров.
- Повышение точности и надёжности. ЭДО минимизирует риск ошибок при обработке и передаче документов. Он автоматически контролирует целостность и достоверность файлов, обеспечивает их сохранность.
- Удобство и доступность. Система даёт возможность хранить и обрабатывать документы в централизованной электронной базе данных. Благодаря этому облегчается поиск и доступ к нужным данным и сведениям. Документы получается легко найти и получить в любое время.
- Соблюдение нормативных требований. Во многих странах действуют законы и требования, относящиеся к хранению и обработке документов. Система ЭДО позволяет соответствовать им и обеспечивает аудиторскую отчётность.
Почему стоит перейти на ЭДО
Помимо вышеописанных преимуществ переход на систему электронного документооборота существуют и другие плюсы электронного документооборота.
ЭДО обеспечивает высокий уровень безопасности и защиты данных. Системы электронного документооборота используют различные методы шифрования и авторизации, чтобы обеспечить конфиденциальность и целостность документов. Кроме того, все операции и изменения с документами записываются и хранятся в журналах аудита, что позволяет отслеживать все действия пользователей и идентифицировать возможные нарушения.
Работа в такой системе повышает производительность труда. Сотрудники эффективно работают над документами, даже находясь в разных географических местах. Все изменения и комментарии могут легко отслеживаться внутри системы.
Кроме того, переход на ЭДО способствует уменьшению использования бумажных документов, что снижает нагрузку на окружающую среду. Это позволяет сэкономить древесные ресурсы и снизить выбросы CO2, связанные с производством бумаги и транспортировкой документов. При этом система подходит для предприятий и организаций, функционирующих в любой сфере. Применима даже в работе с самозанятыми.
Система включает в себя комплекс программных и аппаратных средств, таких как электронные подписи, сканеры, серверы и специализированное программное обеспечение.
Возможные недостатки системы ЭДО
- Зависимость от технических средств. Электронный документооборот требует наличия компьютеров, программного обеспечения, интернет-соединения и других технических средств.
- Уязвимость к кибератакам. Недостаточная интернет-защита может спровоцировать риск утечки информации. Электронные документы могут быть похищены хакерами или злоумышленниками.
- Необходимость постоянного обновления. Технологии и программное обеспечение, связанные с электронным документооборотом, постоянно развиваются. Чтобы оставаться актуальными и безопасными, они требуют постоянного обновления и обучения персонала.
Иногда руководители или сотрудники, которые привыкли к традиционным методам обработки и хранения документов чувствуют недоверие к электронному документообороту. У них могут возникать вопросы «Нужно ли распечатывать документы из ЭДО» и другие. Как правило, специалисты компании, предоставляющие услуги ЭДО, проводят полноценные консультации и рассказывают обо всех нюансах процесса. Конечно, внедрение электронного документооборота может потребовать определённых усилий и затрат. Но они с лихвой окупятся, так как это инновационное решение поможет упростить бизнес-процессы и повысить эффективность работы вашей организации.
Электронный документооборот имеет множество вариаций применения. Он включает в себя управление документами, ведение бухгалтерского учета, заключение и исполнение договоров, регулирование проектов и т.д. Он помогает повысить эффективность и конкурентоспособность компании, а также улучшить качество обслуживания клиентов.
Алекс Ш. (МЛ)